Executivos Soterrados pela Informação

Publicado na edição no.100 da Catho

Jornais, revistas, e-mails, telefonemas, material para reuniões, memorandos, notas, contratos. Todos os dias, os executivos recebem uma numerosa - e às vezes inumerável - quantidade de informações, e só o fato de ter que separar as úteis das dispensáveis, o joio do trigo, toma um tempo que nem sempre as pessoas podem ou estão dispostas a dedicar.

Como fazer isso sem perder tempo?
Como diferenciar o que vale a pena ser lido e absorvido?
E a empresa, como deve agir?
É correto limitar a quantidade de informações recebidas pelos funcionários?

Maria Alice Ferruccio é psicóloga organizacional e professora universitária. Atualmente é professora-adjunta do departamento de Engenharia Industrial da Universidade Federal do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro - RJ, e professora de Engenharia de Produção, Alice foi a nossa entrevistada sobre este assunto. Ela falou sobre a melhor maneira de administrar a enorme quantidade de informações que recebemos todos os dias, sem ficarmos soterrados.

C&S - Como você, como psicóloga organizacional, vê a atitude do executivo que recebe um volume formidável de informações, de todos os lados, todos os dias?
Muitas destas informações são insumos para que o executivo possa tomar as suas decisões. Elas são importantes, mas como classificá-las? Para isso, aconselho fazer uma breve distinção entre o que são dados, os que são informações e o que é comunicação. Os dados geram informações, e quando essas informações servem substancialmente para a empresa, devem ser passadas por uma rede eficaz de comunicação. Vale a pena analisar os dados e gerar informações para a empresa hoje, mudando-os no futuro, quando novos dados chegarem em função de um cenário que mudou. Creio que o executivo deve analisar, dentro da estratégia da empresa, quais as informações que agregam valor aos planos de curto, médio e longo prazo da organização. Os e-mails que contêm dados e que geram informações podem dar origem a negócios para empresa.

C&S - Como separar o que interessa do que não interessa para que os executivos não percam tempo de trabalho com isso?
Primeiramente, é importante eleger bem as fontes de informação. Não adianta ler todos os jornais e todas as revistas, assim como é em vão telefonar ou escrever e-mails para muita gente, se não vai sobrar tempo para absorver e usar todas as informações absorvidas. Atualmente, no mundo dinâmico onde vivemos, as informações mudam a todo instante, e temos que ser rápidos para distribuí-las eficazmente, no tempo certo, evitando as barreiras da comunicação.

C&S - Que atitude é correto ter diante destas informações?
Antes de tudo, é importante classificar as informações e distribuí-las adequadamente para as pessoas que saberão fazer uso correto delas. Informação parada é lixo, e informação em mãos erradas não é produtivo.

C&S - Essas informações vêm por e-mail, telefone, fax... Como organizar a nossa vida para que elas não se acumulem?
Para tudo devemos ter uma metodologia. Há uma metodologia para dormir, acordar, escovar os dentes, se vestir, tomar café, namorar, então, devemos criar também uma metodologia para nos comunicarmos de maneira eficaz. Para fazer isso é válido eliminar o que é informação desnecessária ou em duplicidade. Eleja um canal de comunicação mais eficaz e diga às pessoas que você gosta mais de se comunicar de determinada maneira. Eu, por exemplo, adoro e-mails, pois me sinto livre para responder apenas o que quero. Priorize, e não perca muito tempo ao telefone. Já avise quem está do outro lado da linha que você não tem muito tempo para falar, mas que tem interesse em saber o que a pessoa tem a dizer, desde que objetivamente. Seja ativo no processo e domine a comunicação a seu favor. Fale frases que levem as pessoas a concluírem os assuntos e elimine os rodeios. Diga "Então...", "É isso que você gostaria de dizer?" ou "Já compreendi", e para os mais prolixos, seja imperativo: "Vamos lá, conclua".

C&S - Com o advento da Internet, as pessoas se comunicam com mais rapidez e praticidade por e-mail, que é também a sua preferência, como já confessou. Como separar, especificamente, os e-mails que servem dos que não servem?
Vou responder usando o meu exemplo. Primeiramente, faço uma breve seleção de mensagens, pois chego a receber entre 50 e 100 e-mails por dia. Separo as mensagens de trabalho das mensagens de publicidade, de amigos e outras variadas. Faço isso pelo nome do remetente ou pelo assunto. Depois, verifico se há mensagens da minha família; se sim, prontamente as respondo. Se necessito de mais tempo, digo que escreverei no final do dia, e se for urgente, ligo para eles. Das mensagens que estão relacionadas com pessoas ou assuntos de trabalho, leio primeiramente as que se referem ao meu planejamento do dia ou as que estão relacionadas a pendências de dias anteriores. Muitas vezes, ao ler uma destas mensagens, redefino a minha agenda. Sigo, então, para as mensagens dos amigos, e as direciono para um arquivo especial. Não leio na hora as mensagens com histórias, slides ou outras coisas que requerem tempo. Guardo tudo para quando estou mais relaxada. Sempre recebo e-mails legais, mas não dá tempo de ficar lendo tudo que chega no horário de trabalho. Já conheço as pessoas que gostam de mandar esses arquivos mais demorados, e isso facilita a seleção. Recebo também muitos informativos, boletins e propagandas. Leio o que interessa e jogo fora o resto, separando-os com uma leitura bem superficial.

C&S - As pessoas que não separam corretamente estas informações podem ter o seu rendimento profissional comprometido, além de acabar ficando mal informadas?
Bem, o grande problema é que as pessoas estão muito estressadas, e passar algum tempo diante do computador lendo e-mails engraçados parece que alivia a tensão, o que não é verdade. Fazendo isso, o executivo acaba aumentando a pressão sob o seu trabalho, uma vez que isso faz com que perca um tempo útil. Estudando a atividade de um trabalhador em seu posto de trabalho, podemos verificar onde ele utiliza a maior parte do tempo e, muitas vezes, não é com o excesso de informações, mas por falta de treinamento para saber como lidar com as informações que recebe.

C&S - Como a quantidade enorme de informações pode atrapalhar o executivo?
Quando ele não sabe distinguir o que é uma informação estratégica de uma informação não-estratégica, pode ter prejuízo em sua vida profissional. O executivo deve ter a capacidade de eleger as fontes corretas e estar atento às informações vindas de clientes internos e externos, do mercado, de fornecedores, de concorrentes e até da família. Já vi executivo lutar com um concorrente utilizando uma informação vinda do seu filho: "Pai, porque a sua empresa não faz como a empresa do pai do meu amiguinho? Eles estão inventando uma nova maneira de atender levando o produto diretamente até a casa do cliente. É super legal, e não é preciso nem sair de casa". Sem querer, o executivo ficou sabendo da nova estratégia da empresa concorrente.

C&S – A empresa deve fazer um trabalho prévio de separação destas mensagens para que os funcionários não percam tempo separando informações?
Creio que as empresas podem ensinar os funcionários a se
organizar melhor no trabalho, mas sem nenhuma atitude de censura. Perdemos muito tempo do horário de trabalho com assuntos que não são prioridade para a empresa. Porém, é importante que o colaborador tenha liberdade para usar um tempo dentro do horário de trabalho para descarregar as tensões do dia-a-dia. Este tempo pode ser usado para fazer uma ligação para um amigo, navegar pela Internet, enviar e-mails, fazer um rápido alongamento... Há momentos, dependendo da rotina da empresa, em que ficamos no ócio, e é justamente nestes momentos que devemos nos dedicar a outros assuntos que não estão diretamente relacionados ao trabalho. Muitas vezes, é neste período que nascem as idéias mais criativas. As empresas também devem apontar aos funcionários os cuidados que eles devem ter em relação aos e-mails de pessoas desconhecidas e que podem estar contaminados. Uma palestra informativa pode dar conta destas questões, apontando soluções para a comunicação nas organizações e a administração do tempo. As políticas restritivas só fazem com que cresça a vontade de fazer uso do que é proibido.